За декілька днів до очікуваної прес-конференції, так само і у випадку, коли йдеться про «круглий стіл» чи інший медіа захід, необхідно оповістити ті ЗМІ, чия присутність необхідна на прес-конференції. Анонсування заходів у медіа центрі на Хрещатику 27А відбувається шляхом розсилки прес-анонсів та прес-релізів електронною поштою. База ЗМІ Київського прес-клубу налічує 1200 друкованих, електронних і телевізійних ЗМІ. Розсилка також здійснюється через бази інформаційних агентств Укрінформ та Уніан.

Напередодні перевіряються кількість отриманих запрошень з тих, хто відвідає прес-конференцію.

Важливо присутність відомих учасників та спікерів, тому потрібно заздалегідь налагодити з ними контакт і запросити, зацікавивши їх. У цьому також зможуть допомогти фахівці медіа центру у Києві на Хрещатику 27А.

Для того, щоб зацікавити якомога більшу кількість журналістів та експертів, необхідно поставити на чолі обговорення тему, загальну і актуальну для всіх запрошених (так, щоб у назві не фігурувало назва компанії чи організації). Запросити слід представників усіх або основних сторін, яких тема обговорення напряму стосується.

Тривалість проведення прес-конференції зазвичай 40 хвилин – 1 година в залежності від теми та кількості журналістів, тривалість «круглого столу» може бути і більшою.

Перебіг прес-конференції зазвичай координує модератор. Він налагоджує і підтримує дискусію, координує обговорення: представляє тему заходу і учасників, надає кожному з них слово, озвучує найбільш важливі питання, надає можливість поставити додаткові питання присутнім журналістам. Якщо є потреба у залученні професійного модератора, медіа центр на Хрещатику 27А може надати і таку послугу.

У прес-конференції, на відміну від брифінгу, беруть активну участь обидві сторони зустрічі. Тут не тільки заслуховують інформацію, але ще й ставлять запитання, домагаються відповідей, висловлюють міркування, обговорюють певні теми, з'ясовують обставини якихось подій та їхню майбутню перспективу. Прес-конференція є не тільки способом інформування, а ще й засобом декларування позиції, знаряддям у політичній грі. Політичне навантаження прес-конференції полягає у тому, що значення тут мають не лише відповіді на запитання, а й ухилення від відповідей, натяки, двозначні висловлювання.